Sepenting apa sih sistem informasi? Barangkali bagi yang sudah terbiasa dengan keadaan yang dijalani saat ini (sebelum adanya sebuah sistem) akan menganggap bahwa saat ini sudah cukup, bisa diatasi permasalahan yang ada, kalaupun ada permasalahan bisa dipecahkan dengan duduk bersama dan yang lebih utama adalah tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pembuatan sistem informasi (yang biasanya mahal). Demikian juga jika saat ini sudah ada sebuah sistem, tidak perlu ditingkatkan/dikembangkan karena yang sekarang saja tidak optimal, sulit digunakan dan hasilnya juga kurang dirasakan manfaatnya, apakah benar-benar bermanfaat atau sekedar menjalani ritual harian.

Pendapat seperti itu tidak ada salahnya, karena memang tidak sedikit sistem yang berjalan seperti itu, tapi tidak ada salahnya untuk menyimak kisah berikut.

Saya pernah terlibat dalam sebuah pengembangan sistem informasi, dimana yang berjalan di sebuah industri, katakanlah pabrik xyz yang memiliki 4 departemen/bagian dalam proses produksinya (tentunya dengan didukung oleh departemen yang lainnya). Empat departemen tersebut katakanlah A, B, C dan D.
Departemen A yang menghasilkan produk dengan proses yang cukup panjang, yang hasil produknya akan dicek oleh departemen B dengan tugas memisahkan mana yang memiliki grade sangat bagus, bagus, sedikit bagus, kurang bagus dan tidak bagus.
Departemen C yang bertugas mengepak dan mengemas dengan memisahkan berdasarkan produk dan kualitas yang seragam, serta departemen D yang mengirim produk tersebut ke pelanggan.

Saat berjalannya proses produksi dan pemesanan oleh pelanggan, semua departemen dan orangnya bekerjasama bahu membahu untuk mencapai target yang telah dicanangkan oleh pihak manajemen. Dalam dunia manufaktur/industri dan tentunya juga di semua jenis usaha, ada namanya istilah waste atau pemborosan yang maknanya adalah kegiatan yang menyerap atau memboroskan sumber daya seperti pengeluaran biaya ataupun waktu tambahan tetapi tidak menambahkan nilai apapun dalam kegiatan tersebut. Menghilangkan waste ini merupakan tugas dari semua pihak sehingga efektifitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
Lebih jauh simak artikel berikut  disini
Waste ini bisa dihilangkan dengan cara dari yang sederhana sampai terkadang juga dibutuhkan metode kerja yang baru, bantuan teknologi ataupun kebijakan yang baru.

Dalam dunia industri, produk dengan kualitas tidak bagus tidak bisa dihindari. Istilah dalam dunia akuntansi adalah produk cacat. Perlakuannya pun harus ditangani secara khusus sehingga tidak membuat kerugian semakin besar. Masalahnya adalah jika produk tidak bagus (produk cacat) tersebut terkadang bercampur atau terselip dan kemudian terikirim ke pelanggan yang padahal dia memesan produk kualitas premium. Hasil akhir akan muncul komplain atau claim dari pelanggan. Masalah semakin rumit jika satu produk berkualitas buruk tersebut mempengaruhi total dari keseluruhan produk yang dihasilkan dari si pemesan/pelanggan tersebut. Pelanggan akan rugi jika produk yang dihasilkannya memiliki cacat yang berasal dari bahan baku yang dibeli dan dipesan dari perusahaan xyz tersebut.

Kaitan dengan waste di atas maka waste yang muncul adalah waste of defect (cacat/rusak), waste of transportation karena barang yang jelek tersebut harus dikirim balik, waste of motion yaitu dari banyaknya perpindahan produk tersebut. Dan yang terakhir adalah waste of inventory karena barang hasil dari kembalian pelanggan mesti disimpan dan dialokasikan tempat yang cukup memakan area.

Sebelum diterapkannya sistem informasi, seringkali yang dijadikan kambing hitam adalah bagian pengepakan. Kenapa barang tidak bagus bisa dicampur dengan barang yang bagus, yang akibatnya pelanggan mengajukan komplain dan klaim atas kerugian yang dideritanya.

Singkat kata, dengan sistem informasi ini akhirnya semua memahami bahwa penting untuk dibangun sebuah sistem informasi sehingga produk yang dikirim benar-benar lolos seleksi, aman dikonsumsi bagi pelanggan dan nyaman bikin bisa tidur nyenyak bagi departemen pengepakan karena mereka sebelumnya selalu menjadi obyek luapan emosi dan tentunya semua pihak bisa merasakan manfaat dari sistem ini. Dan tentunya tidak ada lagi komplain dari pelanggan yang membutuhkan penanganan dan biaya yang tidak sedikit.

Seiring dengan implementasi sistem ini akhirnya permasalahan satu persatu muncul mau tidak mau harus segera diatasi dan ditangani, yang terkadang dibutuhkan SOP yang perlu disesuaikan atau dibuat baru, munculnya kebijakan baru dan sederet pekerjaan yang fokusnya adalah peningkatan efektifitas dan efisiensi. Dengan sistem informasi juga maka semua proses perlu dievaluasi terkait dengan keberadaan sistem informasi dan efektifitas sebuah activity. Seiring dengan berjalannya waktu maka maturity system dan kemanfaatan semakin terlihat dan tentunya pengembangan senantiasa dilakukan seiring dengan kemajuan teknologi, perubahan alur proses dan faktor eksternal dari pasar yang harus selalu diikuti dan ditindaklanjuti dengan segera.

Demikian sekilas informasi seputar pentingnya sebuah sistem informasi dan tentunya orang yang memahasi sistem secara keseluruhan baik dari sisi terapan maupun teori, aspek biaya dan sumberdaya. Jangan dibayangkan bahwa sistem itu identik dengan sebuah komputer beserta server yang lux dan mahal, atau program aplikasi yang rumit nan mahal (kalau makin rumit tentunya makin mahal) atau asumsi-asumsi yang seringkali disematkan yang ternyata belum tentu benar adanya.

Anda punya pengalaman lain? Atau perlu sebuah sistem informasi?